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Microsoft 365

Geteiltes Postfach in Outlook im Web und in der Outlook-App öffnen

Nach diesen Schritten erscheint das geteilte Postfach in Outlook im Web in der Ordnerliste und in der Outlook-App auf dem Smartphone als eigenes Konto. Ein geteiltes Postfach ist eine Adresse wie info@ oder support@, die mehrere Personen gemeinsam nutzen. Es hat kein eigenes Passwort, Ihre IT gibt Ihnen den Zugriff frei. Die Anleitung gilt für Outlook im Web mit Microsoft 365 und für die aktuelle Outlook-App auf iPhone und Android.

Plattform
Mac & Windows
Gilt für
Outlook im Web (Microsoft 365), Outlook-App für iPhone und Android
Dauer
ca. 5 Min.
Schwierigkeit
Einsteiger
Geteiltes Postfach in Outlook im Web und in der Outlook-App öffnen Microsoft

Das brauchen Sie

  • Ihre IT hat Ihnen das geteilte Postfach zugewiesen und Sie darüber informiert. Ein eigenes Passwort für das geteilte Postfach brauchen Sie nicht.
  • Seit der Zuweisung ist etwa eine Stunde vergangen. So lange kann es dauern, bis das Postfach gefunden wird.
  • Für das Smartphone: Die Outlook-App ist installiert und mit Ihrem eigenen Microsoft-365-Konto eingerichtet.
  • Die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs, zum Beispiel info@firma.ch.

  1. Schritt 1: Outlook im Web öffnen

    Öffnen Sie im Browser die Adresse outlook.office.com und melden Sie sich mit Ihrem eigenen Konto an.

    Nach der Anmeldung sehen Sie links die Ordnerliste Ihres Postfachs.

  2. Schritt 2: Hinzufügen über die Ordnerliste aufrufen

    OrdnerFreigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen

    Klicken Sie in der linken Liste mit der rechten Maustaste auf «Ordner».

    Wählen Sie «Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen».

    • Ordner
    • Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen (hier klicken)
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

  3. Schritt 3: Geteiltes Postfach eintragen

    Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs ein und klicken Sie auf «Hinzufügen».

    Das Postfach erscheint danach unten in der Ordnerliste. Klicken Sie darauf, um den Posteingang zu öffnen.

    • Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen
    • info@firma.ch
    • Hinzufügen (hier klicken)
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

  4. Schritt 4: Profilbild in der Outlook-App antippen

    Öffnen Sie auf dem Smartphone die Outlook-App.

    Tippen Sie oben links auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen. Links klappt die Kontoübersicht auf.

    Hinweis: Geteilte Postfächer funktionieren auf dem Smartphone nur in der Outlook-App zuverlässig. Auf Android-Handys sind die Schritte gleich wie auf dem iPhone.

    • Profilbild (hier klicken)
    • Posteingang
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

  5. Schritt 5: Einstellungen öffnen

    Tippen Sie auf das Zahnrad-Symbol. Die Einstellungen der App öffnen sich.

  6. Schritt 6: Geteiltes Postfach als Konto wählen

    EinstellungenKonto hinzufügenFreigegebenes Postfach hinzufügen

    Tippen Sie auf «Konto hinzufügen» und dann auf «Freigegebenes Postfach hinzufügen».

    Haben Sie mehrere Konten in der App, wählen Sie danach das Konto, dem das geteilte Postfach zugewiesen wurde.

    • Freigegebenes Postfach hinzufügen (hier klicken)
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

  7. Schritt 7: E-Mail-Adresse des Postfachs eingeben

    Geben Sie die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs ein, zum Beispiel info@firma.ch, und tippen Sie auf «Hinzufügen».

    Das Postfach erscheint danach in der App als eigenes Konto neben Ihrem eigenen Postfach.

    • info@firma.ch (hier klicken)
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

Häufige Fragen

Wie sende ich eine E-Mail im Namen des geteilten Postfachs?
Wenn Sie aus dem geteilten Postfach heraus antworten, wird automatisch dessen Adresse als Absender verwendet. Bei einer neuen E-Mail wählen Sie den Absender im Feld «Von». Dafür braucht es zusätzlich das Recht zum Senden, das Ihre IT vergibt.
Kann ich das geteilte Postfach auch in Apple Mail oder in der Gmail-App einrichten?
In der App Mail von Apple und in der Gmail-App lassen sich geteilte Postfächer nicht sauber einrichten. Verwenden Sie auf dem Smartphone die Outlook-App.
Wie entferne ich das geteilte Postfach wieder aus der App?
Öffnen Sie in der Outlook-App die «Einstellungen» und dann «Konten». Tippen Sie auf das geteilte Postfach und wählen Sie «Konto löschen». Ihr Zugriff im Web und auf anderen Geräten bleibt bestehen.

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Quellen

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