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Geteiltes Postfach in Outlook für Windows öffnen

Nach diesen Schritten sehen Sie das geteilte Postfach in Outlook für Windows in der linken Ordnerliste unterhalb Ihres eigenen Postfachs. Ein geteiltes Postfach ist eine Adresse wie info@ oder support@, die mehrere Personen gemeinsam nutzen. Es hat kein eigenes Passwort, Ihre IT gibt Ihnen den Zugriff frei. Was jemand liest, beantwortet oder löscht, gilt für alle. Die Anleitung gilt für das neue Outlook für Windows und das klassische Outlook.

Plattform
Windows
Gilt für
Neues Outlook für Windows und klassisches Outlook (Microsoft 365)
Dauer
ca. 5 Min.
Schwierigkeit
Einsteiger
Geteiltes Postfach in Outlook für Windows öffnen Microsoft

Das brauchen Sie

  • Outlook für Windows ist mit Ihrem Microsoft-365-Konto eingerichtet.
  • Ihre IT hat Ihnen das geteilte Postfach zugewiesen und Sie darüber informiert. Ein eigenes Passwort für das geteilte Postfach brauchen Sie nicht.
  • Seit der Zuweisung ist etwa eine Stunde vergangen. So lange kann es dauern, bis das Postfach in Outlook sichtbar ist.
  • Die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs, zum Beispiel info@firma.ch.

  1. Schritt 1: Geteiltes Postfach in der Ordnerliste suchen

    Unter Windows erscheint das geteilte Postfach in der Regel von selbst. Schauen Sie in der linken Ordnerliste unterhalb Ihres eigenen Postfachs nach.

    Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen des Postfachs. Der Posteingang und die weiteren Ordner klappen auf.

    Ist das Postfach sichtbar, sind Sie hier bereits fertig.

    • ihr.name@firma.ch
    • Posteingang
    • Gesendete Elemente
    • info@firma.ch (hier klicken)
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

  2. Schritt 2: Outlook neu starten

    Fehlt das Postfach auch eine Stunde nach der Zuweisung, schliessen Sie Outlook ganz und öffnen Sie es neu.

    Outlook lädt dabei die aktuellen Berechtigungen. Erscheint das Postfach danach immer noch nicht, fügen Sie es mit den folgenden Schritten von Hand hinzu.

  3. Schritt 3: Hinzufügen im neuen Outlook aufrufen

    Ihr NameFreigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste ganz oben in der Ordnerliste auf Ihren Namen.

    Wählen Sie «Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen».

    Hinweis: Dieser und der nächste Schritt gelten für das neue Outlook. Nutzen Sie das klassische Outlook mit dem Menüband oben, fahren Sie mit dem übernächsten Schritt fort.

    • Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen (hier klicken)
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

  4. Schritt 4: Geteiltes Postfach im neuen Outlook eintragen

    Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs ein und wählen Sie den passenden Treffer.

    Klicken Sie auf «Hinzufügen». Das Postfach erscheint danach in der Ordnerliste.

    • info@firma.ch
    • Hinzufügen (hier klicken)
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

  5. Schritt 5: Kontoeinstellungen im klassischen Outlook öffnen

    DateiKontoeinstellungenKontoeinstellungen

    Klicken Sie im klassischen Outlook auf «Datei», dann auf «Kontoeinstellungen» und im aufklappenden Menü nochmals auf «Kontoeinstellungen».

  6. Schritt 6: Eigenes Konto zum Ändern auswählen

    Markieren Sie im Reiter «E-Mail» Ihr eigenes Konto und klicken Sie auf «Ändern».

    • E-Mail
    • ihr.name@firma.ch
    • Ändern (hier klicken)
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

  7. Schritt 7: Zusätzliches Postfach hinzufügen

    Weitere EinstellungenErweitertHinzufügen

    Klicken Sie auf «Weitere Einstellungen» und wechseln Sie auf den Reiter «Erweitert».

    Klicken Sie dort auf «Hinzufügen».

    • Erweitert
    • Hinzufügen (hier klicken)
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

  8. Schritt 8: Postfach eintragen und bestätigen

    Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse des geteilten Postfachs ein und klicken Sie auf «OK».

    Bestätigen Sie die übrigen offenen Fenster und schliessen Sie die Kontoeinstellungen. Das geteilte Postfach erscheint in der Ordnerliste unterhalb Ihres eigenen Postfachs.

Häufige Fragen

Wie sende ich eine E-Mail im Namen des geteilten Postfachs?
Wenn Sie aus dem geteilten Postfach heraus antworten, verwendet Outlook automatisch dessen Adresse als Absender. Bei einer neuen E-Mail wählen Sie den Absender im Feld «Von». Fehlt das Feld, klicken Sie beim Schreiben auf «Optionen» und blenden «Von» ein. Dafür braucht es zusätzlich das Recht zum Senden, das Ihre IT vergibt.
Das Postfach erscheint auch nach dem Hinzufügen nicht. Was nun?
Meist ist die Berechtigung noch nicht aktiv. Warten Sie bis zu einer Stunde nach der Zuweisung und starten Sie Outlook neu. Fehlt das Postfach danach immer noch, wenden Sie sich an Ihre IT.
Sehen meine Kolleginnen und Kollegen, was ich im geteilten Postfach mache?
Ja. Alle mit Zugriff sehen dieselben E-Mails. Liest, beantwortet oder löscht jemand eine E-Mail, gilt das für alle.

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Remote Support (Mac) Helpdesk (Windows) info@guycolle.com

Quellen

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