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Microsoft-365-Konto in Outlook für Windows einrichten

Nach diesen Schritten ist Ihr Microsoft-365-Postfach in Outlook für Windows eingerichtet, und E-Mails, Kalender und Kontakte werden automatisch abgeglichen. Die Anleitung gilt für das neue Outlook für Windows und für das klassische Outlook aus Microsoft 365 unter Windows 10 und 11.

Plattform
Windows
Gilt für
Neues Outlook für Windows und klassisches Outlook (Microsoft 365) unter Windows 10 und 11
Dauer
ca. 10 Min.
Schwierigkeit
Einsteiger
Microsoft-365-Konto in Outlook für Windows einrichten Microsoft

Das brauchen Sie

  • Ein PC mit Windows 10 oder 11 und installiertem Outlook. Outlook für Windows ist nur enthalten, wenn Ihr Microsoft-365-Abo die Office-Programme umfasst. Fragen Sie im Zweifel Ihre IT.
  • Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und Ihr Passwort.
  • Die Zwei-Faktor-Anmeldung mit der App Microsoft Authenticator ist eingerichtet, siehe Anleitung zur ersten Anmeldung bei Microsoft 365.
  • Ihr Smartphone mit der Authenticator-App in Reichweite.

  1. Schritt 1: Outlook starten

    Klicken Sie unten in der Taskleiste auf das Start-Symbol, tippen Sie Outlook und klicken Sie auf das Programm.

    Fehlt Outlook auf Ihrem PC, wenden Sie sich an Ihre IT.

  2. Schritt 2: Konto hinzufügen

    EinstellungenKontenE-Mail-KontenKonto hinzufügen

    Ist es das erste Konto in Outlook, erscheint direkt ein Anmeldefenster. Fahren Sie dann mit dem nächsten Schritt fort.

    Ist in Outlook bereits ein anderes Konto eingerichtet, klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol für die Einstellungen. Wählen Sie «Konten», dann «E-Mail-Konten» und klicken Sie auf «Konto hinzufügen».

    Hinweis: Im klassischen Outlook mit dem Menüband oben finden Sie die Funktion unter «Datei» und «Konto hinzufügen».

    • Konten
    • Allgemein
    • E-Mail
    • E-Mail-Konten
    • Konto hinzufügen (hier klicken)
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

  3. Schritt 3: E-Mail-Adresse eingeben

    Geben Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf «Weiter».

    Im klassischen Outlook heisst die Schaltfläche «Verbinden».

    • E-Mail-Adresse name@firma.ch
    • Weiter (hier klicken)
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

  4. Schritt 4: Passwort eingeben

    Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf «Anmelden».

  5. Schritt 5: Anmeldung mit Authenticator bestätigen

    Am Bildschirm erscheint eine zweistellige Zahl. Auf dem Smartphone kommt gleichzeitig eine Mitteilung der Authenticator-App.

    Tippen Sie auf die Mitteilung, geben Sie die Zahl ein und bestätigen Sie.

  6. Schritt 6: Häkchen bei der Geräteverwaltung entfernen

    Erscheint das Fenster «Bei allen Apps angemeldet bleiben?», entfernen Sie das Häkchen bei «Verwaltung meines Geräts durch die Organisation zulassen».

    Mit dem Häkchen würde Ihr PC bei Ihrer Organisation registriert und könnte von ihr verwaltet werden. Auf einem privaten PC ist das nicht nötig.

    Hinweis: Bei einem Gerät, das Ihre IT für Sie eingerichtet hat, lassen Sie das Häkchen gesetzt und klicken einfach auf «OK».

    • Verwaltung meines Geräts durch die Organisation zulassen (hier klicken)
    • OK
    • Nein, nur bei dieser App anmelden
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

  7. Schritt 7: Nur bei Outlook anmelden

    Klicken Sie unten im selben Fenster auf «Nein, nur bei dieser App anmelden». Klicken Sie nicht auf «OK».

    Outlook ist damit angemeldet, ohne dass Ihr PC in die Verwaltung der Organisation aufgenommen wird. In neueren Versionen kann der Link etwas kürzer lauten.

    • Verwaltung meines Geräts durch die Organisation zulassen
    • OK
    • Nein, nur bei dieser App anmelden (hier klicken)
    Vereinfachte Skizze, der Bildschirm kann leicht abweichen.

  8. Schritt 8: Synchronisation abwarten

    Outlook richtet das Konto ein und lädt Ihre E-Mails, Termine und Kontakte. Beim ersten Mal kann das einige Minuten dauern.

    Danach erscheint Ihr Postfach links in der Ordnerliste.

Häufige Fragen

Ich habe versehentlich auf «OK» geklickt. Was nun?
Dann ist Ihr PC bei Ihrer Organisation registriert. In den Windows-Einstellungen sehen Sie das unter «Konten» und «Auf Arbeits- oder Schulkonto zugreifen». Wenden Sie sich an Ihre IT, damit sie die Registrierung sauber aufhebt.
Outlook fragt immer wieder nach dem Passwort oder zeigt «Verbindung getrennt».
Schliessen Sie Outlook ganz und öffnen Sie es neu. Melden Sie sich an, wenn Outlook danach fragt, und bestätigen Sie mit der Authenticator-App. Hilft das nicht, wenden Sie sich an Ihre IT.
Woran erkenne ich, ob ich das neue oder das klassische Outlook verwende?
Das klassische Outlook hat oben ein Menüband mit dem Eintrag «Datei». Im neuen Outlook fehlt dieser Eintrag, die Einstellungen erreichen Sie dort über das Zahnrad-Symbol oben rechts.

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Quellen

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